プライバシーポリシー | コールセンターなら24時間対応サービスのコーディアルコミュニケーションズ

外部向け個人情報保護方針

　有限会社コーディアル・コミュニケーションズ（以下、「当社」といいます）は、当社が行うコールセンター事業、通販事業を通じて取得するお客様の個人情報をはじめ、取引先企業、当社従業員などすべての利害関係者の個人情報を保護することは、当社の社会的責務と考えており、これを確実に実践していくために以下の個人情報保護方針を定めます。また、役員並びに社員はこの方針に従い、個人情報の適切な取扱いと管理を確実に実施することを宣言いたします。

第一条　個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善: 当社は個人情報保護のための管理体制のもと、社内マニュアル及びその運用方法などの仕組みを継続的に改善することに全社を挙げて取り組みます。
第二条　教育: 当社は、個人情報保護に関する教育を継続的に実施し、個人情報保護の重要性を常に意識して業務を遂行することを目指します。
第三条　個人情報の取得と利用、提供: 当社は、個人情報の取得・利用は、法令の定めるところに従い、会社の業務に必要な範囲内において、適切な手段にて行います。また、本人の同意を得ずに目的外利用は行いません。取得した個人情報を関連会社、業務の提携先を含めた第三者に提供するときは、法令に特段の定めがある場合を除き、本人の同意を得ることとします。
第四条　法規の遵守: 当社は、個人情報保護に関する法令、国の定める指針ならびにその他の規範、個人情報の取り扱いに関する法令・国が定める指針その他の規範を遵守します。
第五条　個人情報の管理と保護: 当社は、安全管理を徹底し、個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止及び是正に努めます。
第六条　苦情及び相談への対応: 当社は、取得した個人情報については、問合せの窓口を設置するとともに、本人より確認、変更、利用の停止等の求めがあったとき、又は苦情・相談を受けたときには、法令及び当社の定める手続にのっとり、速やかに対応します。

有限会社コーディアル・コミュニケーションズ
代表取締役　下岡拓徳
制定：2006年2月1日
改訂：2022年4月7日

<個人情報保護に関する苦情・相談などお問合せの窓口>
有限会社　コーディアル・コミュニケーションズ
個人情報管理者　堀川　貴生　098-891-8787

最終改訂:2023年1月13日

個人情報の取り扱いに関する公表事項

有限会社コーディアル・コミュニケーションズ
代表取締役　下岡　拓徳

当社は、個人情報の保護に関する法律、個人情報の保護に関する基本方針（閣議決定）、個人情報の保護に関する法律施行令、個人情報の保護に関する法律に基づく主務大臣の定めるガイドライン及び所属する団体のルール等に基づき、取得する個人情報及び保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止又は消去、第三者提供の停止）の請求等に応じる手続き及び苦情受付に関する事項を公表いたします。

利用目的

当社が取得する個人情報のうち、書面により本人から直接取得する場合については、原則として個別に利用目的を明示します。上記以外で、本人から直接取得する場合及び間接的に取得する場合の個人情報並びに保有個人データの利用目的を以下に記します。

分類	利用目的
コールセンター代行事業	お申込みいただいた商品・サービスを提供するため商品・サービスに関する情報をお知らせするためアンケート・調査、統計資料・マーケティング資料を作成するため応対品質管理・評価・モニタリングのため業務遂行上の諸連絡のため
当社の従業員情報	雇用管理、人事労務管理、健康管理、セキュリティ管理、社会保険等各種法令に基づく事務手続きの管理情報また基礎情報として確認するため
採用応募者の個人情報	採用応募者への連絡及び採用業務管理のため
退職者の個人情報	社会保険等の各種資格喪失者の記録管理のため退職者との連絡、また諸手続きのため
通販事業	ご注文いただいた商品の発送のためお問い合わせ・ご相談への対応のため商品・サービス・キャンペーンに関するお知らせのため商品開発・アンケート調査・モニター調査の実施のためお客様の趣向等を調査・分析するため

「第三者提供」に関する事項

（1）当社は、保有する個人データを適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
（2）当社は、特定の第三者との間で保有個人データを共同利用する場合は、直接本人に、保有個人データを特定の者との間で共同して利用する旨、共同して利用される保有個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用目的、及び当該保有個人データの管理について責任を有する者の名称を通知するか、又は本ホームページで公表します。

開示等の請求等、苦情、問い合わせについて

当社では、当社の保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求等について、以下に記載する手段で対応いたします。

（1）開示等の請求等の申出先

開示等の請求等は、4に記載する窓口にお電話をいただければ、当社より「個人情報開示依頼書」を郵送します。

（2）開示等の請求等の対象となる項目の特定

開示等の請求等を行う本人又はその代理人は、「個人情報開示依頼書」において、開示、訂正・追加又は削除を求める情報を記載していただきます。

（3）開示等の請求等に際して提出すべき書面
「開示等の請求等」を行う場合は、当社より郵送する「個人情報開示依頼書」に所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封しご返送ください。

ご返送いただく書類は、以下（a）及び（b）です。

（a）「個人情報開示依頼書」
（b）本人確認書類: ●運転免許証、健康保険被保険者証等現住所が記載されているものの場合は、いずれか1部のコピーを、申込書に添付してください。; ●パスポート等現住所が記載されていないものの場合は、
そのコピー１部に加え、住民票の写し１通を、申込書に添付してください。

（4）代理人による「開示等の請求等」
「開示等の請求等」をする者が未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、「個人情報開示依頼書」の申込書に加えて、下記の書類（A又はB）を同封してください。

A　法定代理人の場合

ア.　法定代理権があることを確認するための書類: ■戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピー　1部
イ.　法定代理人本人であることを確認するための書類: ■運転免許証等現住所が記載されているものの場合はそのコピー　1部; ■パスポート等現住所が記載されていないものの場合はそのコピー　1部; に加え、住民票の写し1通

B　委任による代理人の場合

ア.　当社所定の委任状　1通
イ.　本人の印鑑証明書　1通
ウ.　代理人本人であることを確認するための書類: ■運転免許証等現住所が記載されているものの場合はそのコピー　1部; ■パスポート等現住所が記載されていないものの場合はそのコピー　1部

に加え、住民票の写し1通

注）（3）及び（4）における「住民票の写し」及び「印鑑証明書」は、申請日より3ヶ月以内に発行されたものに限ります。

（5）手続料及びその徴収方法
当社では、開示の請求について、1回の申請ごとに、1000円（消費税等含む）の手数料をいただきます。
（訂正・追加又は削除の求めについては、手数料はいただきません。）
郵便局より指定の口座にお振込ください。なお、振込手数料は「開示等の請求等」を行う本人又は代理人がご負担ください。

（6）開示等の請求等に対する回答方法
申請者の申込書記載の住所宛に書面によって回答いたします。

（7）開示等の請求等に関して取得した個人情報の利用目的
開示等の請求等にともない取得した個人情報は、開示等の請求等への対応に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。提出いただいた書類は返却いたしません。当該書類は、開示等の請求等に対する回答が終了した後３年間保存し、その後破棄させていただきます。

（8）注意事項

a) 以下の場合は、その旨連絡をいたします。連絡後、所定の期間を過ぎてもご対応いただけない場合は、適正な開示等の請求等としては受け付けられませんので、ご注意ください。なお、この場合は、既に支払われた手数料はご返金いたします。: ■所定の申込書類に不備があった場合; ■申込書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、及び当社の登録住所が一致しないとき等本人であることが確認できない場合; ■代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合; ■手数料が不足していた場合、又は手数料が振り込まれなかった場合
b) 次の場合は不開示事由とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。また不開示の場合についても所定の手数料をいただき、返金いたしません。: ■個人情報保護法に定める開示等の理由に該当しない場合; ■開示等の請求等の対象が「保有個人データ」に該当しない場合; ■本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合; ■当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合; ■他の法令に違反することとなる場合

保有個人データ又は第三者提供記録に関する問い合わせ窓口

当社の保有個人データ又は第三者提供記録の取扱いに関する苦情、開示等の請求等、その他の手続きに関するお問い合わせは、下記窓口までお申し出下さい。

有限会社コーディアル・コミュニケーションズ
個人情報保護管理者　堀川　貴生
TEL　098-891-8787（土日祝日・年末年始を除く10時～17時）
Mail : horikawa@cordial-com.co.jp
注）当社と直接雇用関係にあった方々以外は、守秘義務の都合上、直接当社にご来社いただいてのお申し出は、お受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申し出先

名称：一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先：個人情報保護苦情相談室
住所：〒106-0032　東京都港区六本木１丁目９番９号六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565、0120-700-779
【上記、認定個人情報保護団体は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】

安全管理措置

当社は保有個人データの安全管理の為、以下の処置を講じております。

(1)基本方針の策定

当社では、個人情報保護に関する関係法令を遵守し、個人情報と適正に取り扱うことについて個人情報保護方針を策定し、公表しています。

(2) 組織的安全管理措置

当社では、個人データの安全管理の統括責任者となる個人情報保護管理者や内部監査責任者等、個人情報保護に必要な従業者の役割と責任を定めています。また、個人データの安全管理に関する規程を定め、漏えい、滅失又は毀損の防止策を講じるとともに、内部監査や、教育、個人情報の漏えい事故に係る報告の体制を整備しております。

(3)人的安全管理措置

雇用契約時において、個人データの守秘義務に関する誓約書を締結しています。また、従業者に対して、個人情報保護に関する必要かつ適切な教育を定期的に実施しています。

(4)物理的安全管理措置

不法侵入・情報持出し等を防止するため、セキュリティーカードを用いた入退室管理を行うとともに、業務フロアーへの持込物を必要最小限に制限しています。また、個人情報を格納しているサーバーは、指定した従業員しか入室できないサーバールーム内部のサーバーラックに格納して保護しています。また、紙媒体の書類の紛失・放置がないようフロアー内の定期的な見回りや、盗難防止対策として書類を保管してあるロッカーの施錠管理等の対策を行っています。

(5)技術的安全管理措置

個人情報を含むデータに対して、アクセス者の識別・認証を行い必要最小限のアクセス制御を施すとともに、データの暗号化・パスワードによる保護を行っています。また、外部からの不正アクセス等を防止するためのファイアウォール機器及びソフトウェアを設置し、情報システムの使用に伴う漏えい等の防止措置を講じています。